Papieren dossiers kunnen lastig zijn, vooral als ze zich opstapelen op uw bureau. Probeer al uw niet-gearchiveerde documenten te doorzoeken om meer grip te krijgen op uw verdwaalde papieren en bonnen. Gebruik vervolgens een archiefkast of lade om uw bestanden in verschillende mappen te sorteren. Als u de rommel op kantoor helemaal wilt elimineren, kunt u uw documenten uploaden naar een computer, wiki of een ander cloudgebaseerd systeem. Met een basisplan kunt u veel soorten bestanden in uw kantoorruimte beter beheren!
Stappen
Methode 1 van 3: Door uw documenten filteren
Stap 1. Scheid de documenten die moeten worden gearchiveerd van de documenten die u nog gebruikt
Terwijl u uw papieren begint te ordenen, maakt u een stapel voor degenen die klaar zijn om te worden opgeborgen en een aparte stapel voor degenen die op uw bureau moeten blijven. Koop een papieren organizer met 2 sleuven voor uw bureau, zodat uw documenten zelfs na het eerste sorteer- en archiveringsproces georganiseerd blijven. Bewaar de documenten die u gaat gebruiken in de ene sleuf en de documenten die klaar zijn om te worden gearchiveerd in een andere.
Stap 2. Kies een dag per week om uw papierwerk in te dienen
Laat uw manden met nieuwe documenten niet uit de hand lopen; Reserveer in plaats daarvan een dag of 2 om uw bestanden te sorteren en te ordenen. Als u niet veel bonnen en documenten in uw werkruimte verwerkt, heeft u misschien maar 1 dag nodig om de klus te klaren. Als uw baan echter veel papierwerk met zich meebrengt, wilt u misschien 2-3 dagen uittrekken om uw ongeorganiseerde documenten te doorzoeken.
Door uw bestanden wekelijks te sorteren, wordt het organisatieproces veel beter beheersbaar
Stap 3. Label al uw bestanden met wegwerpdatums om rommel te voorkomen
Voordat u nieuwe documenten indient, dient u de datum en inhoud van elk dossier zorgvuldig te onderzoeken. Als het document betrekking heeft op een lopend project of een ander probleem, schrijf dan "in uitvoering" bovenaan het bestand. Als het artikel een voltooid project bespreekt, label het bestand dan als 'voltooid'. Markeer bovendien een tijdstip waarop het bestand niet langer nodig is en het document kan worden versnipperd of gerecycled.
Als u snel over bestanden heen scant, kunnen deze notaties u helpen het juiste bestand efficiënter te vinden
Stap 4. Recycle alle irrelevante documenten in plaats van ze te archiveren
Ga er niet vanuit dat elk dossier een plaatsje verdient in je archiefkast of lade. Leg in plaats daarvan onnodige documenten opzij in uw prullenbak. Als uw bestanden persoonlijke informatie bevatten, versnippert u de documenten in plaats van ze te recyclen.
Vernietig alle bestanden met financiële en rekeninginformatie, uw burgerservicenummer of andere gevoelige details
Methode 2 van 3: Een sorteersysteem kiezen
Stap 1. Kies een fysieke opslagruimte voor uw bestanden
Onderzoek de indeling van uw werkruimte en bedenk welk archiefsysteem het beste zou werken. Als je een kantoor hebt, kan een grote archiefkast een goede optie zijn. Als u echter een kleinere werkruimte heeft, kan een archieflade of -bak logistiek gezien logischer zijn.
- Probeer bij de aanschaf van een nieuw opslagsysteem prioriteit te geven aan kwaliteit boven prijs.
- Zorg ervoor dat u gevoelige documenten in een beveiligde map plaatst, ongeacht uw archiveringssysteem.
Stap 2. Rangschik uw papieren op datum als uw bestanden tijdgevoelig zijn
Kies een organisatiesysteem dat het meest geschikt is voor uw bedrijf of kantoorruimte. Als uw taak is gecentreerd rond deadlines, probeer dan uw mappen te bestellen met de recente datum ervoor. Ga naarmate de dagen verstrijken door met het toevoegen van nieuwe mappen en bestanden aan de voorkant van de archiefkast of lade.
- U kunt bijvoorbeeld afzonderlijke bestanden hebben voor dagen, weken of maanden.
- Als u bijvoorbeeld als belastingadviseur werkt, is het logisch om de documenten van uw klanten op datum te archiveren.
- Dit systeem werkt goed voor personen die met tijdgevoelige materialen werken.
Stap 3. Ontwerp een op kalenders gebaseerd sorteersysteem als je te maken hebt met chronologische bestanden
Als u te maken heeft met een grote hoeveelheid bestanden in uw kantoorruimte, probeer dan een "tickler" -archiefsysteem toe te voegen aan uw kasten en laden. Net als bij een kalender, gebruikt het "tickler"-systeem 12 grote mappen om elke maand weer te geven, met 28-31 submappen bij elke grote map voor elke dag van de maand. Probeer deze methode te gebruiken als je een date-georiënteerde baan hebt.
- Als u bijvoorbeeld voor een exportbedrijf werkt, is het misschien gemakkelijker om uw bestanden op maand en datum te sorteren in plaats van op een algemene categorie.
- Dit systeem is beter voor personen die de voorkeur geven aan een concrete, numerieke organisatie, in tegenstelling tot kleurcodering.
Stap 4. Sorteer je bestanden op onderwerp als je je papers liever categoriseert
Kies verschillende categorieën voor uw mappen en rangschik ze vervolgens op relevantie. Plaats bij het inrichten van uw archiefkast of lade de mappen die het meest relevant en belangrijk zijn vooraan. Ga door met het sorteren van uw bestanden met dit in gedachten, zodat u gemakkelijk toegang heeft tot belangrijke documenten.
Als u bijvoorbeeld een financieel adviseur voor een bedrijf bent, is het logischer om uw documenten te sorteren op belangrijkheid en relevantie, zoals 'investeringen', 'loonlijst' en 'belastingen'
Stap 5. Selecteer brede categorienamen voor uw bestanden
Gebruik geen lange, al te specifieke labels voor uw mappen. Probeer in plaats daarvan algemene, inclusieve labels te kiezen, zodat u later geen moeite heeft om nieuwe bestanden te sorteren. Als je een specifieker archiefsysteem wilt maken, probeer dan submappen toe te voegen aan je grotere, meer algemene archiefsysteem.
"Onkostenrapporten voor 3 april" zou bijvoorbeeld geen goede categorie zijn voor een algemene map, omdat het veel te specifiek is. Label de map in plaats daarvan als 'Onkostenrapporten', wat veel meer open is
Tip:
Labelmakers zijn een gemakkelijke en efficiënte manier om uw bestanden te categoriseren.
Stap 6. Geef uw documenten een kleurcode om een visueel aantrekkelijk systeem te creëren
Investeer in een verscheidenheid aan veelkleurige bestandsmappen en labels. Wijs vervolgens verschillende bestandscategorieën toe aan verschillende map- en labelkleuren, zodat u uw archiveringssysteem consistent kunt houden. Probeer dezelfde kleuren en categorieën te gebruiken in al je archiefkasten en laden, zodat je snel en efficiënt toegang hebt tot verschillende bestanden.
- Label bijvoorbeeld uw gele mappen voor e-mailcorrespondentie, rode mappen voor belastingformulieren en groene mappen voor salarisadministratie.
- Probeer kleurenschema's en labels te gebruiken die gemakkelijk te onthouden zijn. Groen kan bijvoorbeeld een geweldig kleurlabel zijn voor financiële formulieren, omdat de kleur groen vaak wordt geassocieerd met geld.
- Dit systeem is het beste voor visuele leerlingen.
Methode 3 van 3: Een digitale aanpak kiezen
Stap 1. Scan uw papieren dossiers om ze digitaal op te slaan
Telkens wanneer u een nieuw bestand aan uw kast of lade toevoegt, gebruikt u een scanner om een digitale versie van het bestand naar uw computer te uploaden. Als u snel toegang moet krijgen tot een bestand, kunt u veel sneller en gemakkelijker op uw desktopcomputer zoeken dan door verschillende mappen te bladeren. Als uw hele archiefsysteem op papier is gebaseerd, scant en uploadt u uw bestanden om een digitale back-up te maken.
- Maak je geen zorgen als je geen digitaal archiefsysteem hebt! Scan en upload uw bestanden gewoon map per keer.
- U kunt ook bestanden scannen met bepaalde telefoon-apps.
Stap 2. Kies consistente namen voor al uw bestanden
Kies labels voor uw digitale documenten die gemakkelijk te doorzoeken en toegankelijk zijn. Probeer in het ideale geval deze bestanden een consistente volgorde te geven, zoals een datum of achternaam, omdat ze dan gemakkelijker te doorzoeken zijn. Neem indien nodig relevante locaties, datasets of versienummers op in de titels van uw bestanden.
- Gebruik geen speciale tekens in uw bestandstitels, omdat computers ze niet correct kunnen verwerken.
- Label uw document bijvoorbeeld als 20031124 wanneer u verwijst naar een specifieke datum, zoals 24 november 2003.
Stap 3. Sorteer uw digitale bestanden met mappen en submappen
Gebruik, net als bij een archiefkast, verschillende digitale mappen om uw gescande documenten op te slaan en te ordenen. Maak en label op uw bureaublad meerdere mappen die betrekking hebben op uw geüploade bestanden. Als u meer specifieke categorieën wilt gebruiken, maakt u binnen elke grotere map meerdere submappen. Blijf sleutelen aan je digitale mappen tot je een systeem hebt gevonden dat goed voor je werkt!
Als u bijvoorbeeld een map 'Belastingen' heeft, kunt u verschillende submappen voor verschillende jaren maken
Stap 4. Upload uw documenten naar een wiki zodat meerdere mensen er toegang toe hebben
Als uw werkruimte meer samenwerkt, maakt u een online wiki waar uw collega's en superieuren toegang toe hebben. Nadat u zich heeft aangemeld bij de wiki, gebruikt u de sectie "toolbox" om toegang te krijgen tot de knop "bestand uploaden". Met deze functie kunt u uw nieuw geüploade document koppelen aan verschillende mensen die het bestand nu kunnen bekijken en openen.
Houd er rekening mee dat iedereen bestanden op een wiki kan bewerken
Stap 5. Gebruik cloudgebaseerde software om documenten onderweg te archiveren
Download een app of andere digitale dienst die zowel op computers als op mobiele apparaten werkt. Om uw bestanden op 1 plaats te bewaren, gebruikt u deze service om foto's van uw bestanden te uploaden, zodat ze kunnen worden opgeslagen in cloudgebaseerde software. Hoewel sommige software gratis is, moet u mogelijk betalen om meer opslagruimte te krijgen.
