Het organiseren van een concert is een spannende manier om je gemeenschap samen te brengen voor een avond vol onvergetelijk plezier. Maar hoe maak je van jouw fantastische concertidee werkelijkheid? Deze onderneming lijkt in het begin misschien een beetje overweldigend, maar het is een stuk eenvoudiger te beheren als je je project opsplitst in kleinere, hapklare taken. We zijn hier om je bij elke stap te begeleiden, zodat je van je concert een onvergetelijke avond kunt maken!
Stappen
Vraag 1 van 7: Hoeveel kost het om een concert te organiseren?
Stap 1. Een locatie kan een paar duizend dollar tot $ 50.000 kosten
Grotere locaties, zoals een arena, vereisen een veel groter budget. Kleinere, lokale locaties zijn veel budgetvriendelijker en kosten u misschien maar een paar duizend dollar. Houd er rekening mee dat grotere locaties meer zitplaatsen hebben, wat meer potentiële verkopen kan betekenen.
- Het kan moeilijk zijn om als solo-promotor een grote zaal te boeken, aangezien grote promotiebedrijven deze zalen vaak boeken voor grote concertreizen.
- Zorg ervoor dat uw locatie aansluit bij uw doelgroep. Als de meeste van uw concertbezoekers bijvoorbeeld tieners zijn, zou u het concert niet in een 21+ nachtclub houden.
- Als je net begint, is het misschien makkelijker om een regionaal concert te plannen in plaats van een groot evenement.
Stap 2. Een artiest kan overal tussen de $ 2.500 en meer dan $ 400.000 kosten
Als concertorganisator kun je de artiest een vast bedrag sturen of hem een bepaald deel van de kaartverkoop aanbieden. Je kunt meestal kleinere bands in trouwstijl boeken tussen $ 2.500 en $ 7.500, terwijl populaire artiesten minstens $ 400.000 kunnen kosten.
Onderhandel met de artiesten om een prijs te vinden die voor jullie beiden goed werkt. Als je bijvoorbeeld een liefdadigheidsconcert organiseert, kan de artiest zijn boekingsprijs voor het evenement verlagen
Stap 3. De concertploeg wordt per uur betaald
Uw "bemanning" omvat de mensen die apparatuur laden, evenals beveiligingsfunctionarissen, concessiemedewerkers, barmannen, deurwachters en kaartpersoneel. Betaal uw concertploeg per uur - u kunt overal betalen, van minimumloon tot ongeveer $ 100 per uur, afhankelijk van hoeveel ervaring uw personeel heeft.
- U betaalt bijvoorbeeld het ticketpersoneel $ 10 per uur, terwijl de arbeiders die het podium laden en lossen $ 50 per uur krijgen.
- Schat hoeveel u uw personeel kunt betalen - afhankelijk van uw budget kunt u mogelijk niet de meest ervaren werknemers voor elke functie aannemen.
- Probeer een evenwicht te vinden tussen het aantal mensen dat u in dienst neemt en hoeveel u hen betaalt. U wilt bijvoorbeeld niemand te weinig betalen, maar u wilt ook geen onbetrouwbaar iemand aannemen om geld te besparen.
- U kunt mogelijk vrijwilligerspersoneel inhuren als u een liefdadigheidsconcert organiseert.
Vraag 2 van 7: Hoe boek je een artiest?
Stap 1. Praat met de boekingsagent van de artiest
Bezoek de officiële website van de artiest en klik op het tabblad "contact" of "contact". De meeste artiesten zullen de informatie van hun boekingsagent op deze pagina verstrekken. Gebruik deze informatie om contact op te nemen met de boekingsagent en hen op de hoogte te stellen van uw aanstaande concert.
Kleinere, minder bekende bands hebben mogelijk geen boekingskantoor. Probeer in dit geval rechtstreeks contact met hen op te nemen
Stap 2. Vraag een offerte aan
Speel uw kaarten zorgvuldig terwijl u begint te onderhandelen met de boekingsagent. Als je eerlijk bent over je budget, kan de agent je afblazen omdat je niet genoeg biedt, of proberen de prijs van de artiest nog meer te verhogen. Door een offerte aan te vragen weet u waar u mee bezig bent en voorkomt u dat u daarbij geld verliest.
Stap 3. Maak een contract en vraag de artiest om het te ondertekenen
Een contract maakt je concert juridisch bindender, zodat de artiest niet in een opwelling kan terugtrekken. Specificeer wanneer het concert wordt gehouden, wat u de artiest betaalt, wat er gebeurt als de artiest het concert verlaat en wat er gebeurt als het evenement wordt afgelast.
In het contract kan bijvoorbeeld staan dat je al je geld terugkrijgt als de artiest afzegt, terwijl de artiest toch wordt betaald als het evenement wordt afgelast vanwege slecht weer
Stap 4. Stuur een voorschot door naar de boekingsagent, manager en artiest
Een "voorschot" gaat over de fijne details over het concert, zoals laad- en ingestelde tijden. Voeg een routebeschrijving naar de locatie toe, samen met alle informatie over waar ze verblijven, wanneer ze zullen eten en wat ze moeten doen op de dag van het concert.
Vraag 3 van 7: Hoe boek je een concertzaal?
Stap 1. Kies een locatie die voldoet aan de behoeften van je concert
Je locatie hangt echt af van de omvang van je concert. Boek je een grote, headliner-groep, of host je een kleinere indieband? Kies een locatie die goed bij je band past en ook binnen je budget past. Terwijl je toch bezig bent, denk je na over de beschikbare parkeerplaatsen en hoe het verkeer zal zijn op de avond van het concert.
- Probeer kleine, lokale bands minimaal 3-4 maanden voor het concert te boeken. Als je met een grotere, reguliere band werkt, boek dan de artiest minimaal 8-12 maanden van tevoren.
- Je kunt een indieband boeken om in een plaatselijke pub te spelen, of een trouwband uitnodigen om in een restaurant te spelen.
- U kunt het concert hosten in een centraal gelegen hotel, zakencentrum of conferentiecentrum, of u kunt een minder bekende band uitnodigen om op te treden in een buurthuis of sportclub.
- U kunt een headliner-band boeken om in een bekend stadion of arena te spelen.
Stap 2. Gebruik een website voor het zoeken naar locaties
Sites zoals Peerspace en EventUp maken het gemakkelijk om een locatie voor je concert te boeken. Typ op Peerspace gewoon het evenement dat je plant, samen met de datum en locatie. Typ op EventUp de locatie van je evenement om een lijst met mogelijke opties te krijgen. Blader dan door de verschillende locatiemogelijkheden bij jou in de buurt!
Controleer het schema van de locatie nogmaals voordat je je evenement boekt. U wilt niet dat uw concert andere evenementen op de locatie verstoort
Vraag 4 van 7: Wanneer moet je het concert houden?
Stap 1. Kies een datum die past bij jouw artiest
Praat met de band en bespreek hun aanstaande uitvoeringsschema. Vraag naar welke data ze beschikbaar hebben en wanneer ze het liefst tijdens je concert willen optreden.
Zorg ervoor dat de datum en tijd ook goed werken voor uw doelgroep. Als de meeste concertbezoekers bijvoorbeeld op de middelbare school zitten, zou je het concert op donderdagavond om 23.00 uur niet willen organiseren
Stap 2. Controleer of je concertdatum andere evenementen niet verstoort
Zoek snel online wat er gebeurt rond de tijd van je voorgestelde concert. Als er die dag veel evenementen plaatsvinden, kies dan een andere datum voor je concert.
Controleer voordat u het concertschema wijzigt of de nieuwe datum werkt voor de band
Vraag 5 van 7: Hoe verkoop je tickets voor een concert?
Stap 1. Stel een online pagina in die gemakkelijk te navigeren is
Maak een knop 'tickets kopen' waar bezoekers op elk moment op kunnen klikken, zelfs als ze door de site scrollen. Probeer alle informatie over concerten en tickets op 1 pagina te houden, zodat uw klanten niet in de war raken tijdens het winkelen. Vermeld duidelijk de ticketprijzen, evenals eventuele extra kosten die de concertbezoeker moet betalen. Probeer in het algemeen het ticket-aankoopproces zo duidelijk, eenvoudig en naadloos mogelijk te maken.
- Als je kunt, laat je klanten dan kaartjes kopen zonder dat ze een account op je website hoeven aan te maken.
- Noteer uw kosten per ticket en het totale budget. Op deze manier kun je erachter komen hoeveel tickets je zou moeten verkopen om break-even te draaien.
- Prijs je tickets in verschillende categorieën. Er kunnen bijvoorbeeld reguliere tickets zijn voor standaardtoegang, speciale toegangspassen en VIP-passen. Dan zou je groepskortingen kunnen aanbieden om mensen aan te moedigen meerdere tickets tegelijk te kopen.
Stap 2. Gebruik een kaartverkoopwebsite van derden voor een eenvoudig alternatief
Sites zoals StubHub, Ticketmaster, SeatGeek en Eventbrite bieden een gemakkelijke, ongecompliceerde kaartverkoopervaring. Maak een account aan op de site van je keuze en vul daar je concertgegevens en ticketprijzen in.
- Je kunt je tickets gratis aanbieden op Ticketmaster, SeatGeek en StubHub, maar elk bedrijf brengt een vergoeding in rekening van de ticketprijs.
-
Eventbrite brengt extra kosten in rekening, afhankelijk van waar je woont en welk Eventbrite-pakket je hebt besteld.
Concerten organiseren Stap 14
Vraag 6 van 7: Hoe promoot je een concert?
Stap 1. Deel je concert op social media
Stel een Facebook-evenementpagina in waarop mensen kunnen reageren en tickets kunnen kopen. Werk al je sociale-mediaprofielen bij om het concert te promoten, zoals Twitter, Instagram en LinkedIn. Je kunt zelfs een evenement-hashtag voor je concert maken, die je overal op sociale media kunt plaatsen.
- Je evenement-hashtag kan 'SummerSlam' of 'WinterJamSession' zijn.
- Snapchat is een geweldige manier om jongere concertbezoekers aan te spreken. Je kunt zelfs een geofilter instellen voor de dag van je concert!
Stap 2. Werk samen met merken, bedrijven en speciale gasten
Als je concert behoorlijk groot is, neem dan contact op met verschillende bedrijven en merken en kijk of ze je evenement willen sponsoren. Je kunt ook contact opnemen met influencers op sociale media en perspartners en kijken of ze bereid zijn om je concert te promoten.
- Als je een zomerfestival organiseert, kun je voor een mogelijke sponsoring contact opnemen met een zomerkledingmerk.
- Als je hoopt een jong publiek naar je concert te trekken, kun je een influencer op sociale media vragen om je evenement bij hun volgers te vermelden.
- Neem ook contact op met lokale bedrijven. Ze zijn misschien bereid om te helpen op uw evenement en zichzelf te promoten.
- Zoek naar sponsors die aansluiten bij de doelen en demografie van je concert. Zo kan een plaatselijk restaurant een benefietconcert voor wereldhonger sponsoren.
Vraag 7 van 7: Hoe richt je een concertpodium in?
Stap 1. Specificeer laadtijden voor de artiesten
Voordat het concert daadwerkelijk begint, hebben de bands ruim de tijd nodig om hun apparatuur gereed te maken. Stel een specifiek tijdvenster in op de concertdatum zodat uw artiesten al hun apparatuur op het podium kunnen laden en verplaatsen, zodat alles klaar is voor het concert begint.
- Uw locatie kan de laadtijden voor de band plannen.
- Als je 3 bands hebt die optreden tijdens je concert van 20.00 uur, kun je de hoofdband hun apparatuur laten laden tussen 13.00 en 15.00 uur, de supportband tussen 15.15 en 16.45 uur en de openingsband tussen 17.00 en 6 uur. P. M.
Stap 2. Voer een soundcheck uit
Tijdens een soundcheck zal een geluidstechnicus het PA-systeem van de zaal testen en aanpassen, zodat de concertgangers de muziek gemakkelijk kunnen horen. Als de band niet veel apparatuur heeft om te controleren, duurt de soundcheck misschien maar 15-30 minuten. Als je band heel veel instrumenten en apparatuur heeft om te controleren, kan de soundcheck tot 2 uur duren.
Stap 3. Test alle lichten en andere beelden
Sommige bands hebben speciale lichten, vuurwerk of andere visuele effecten die bij hun optreden passen. Als dat zo is, neem dan even de tijd om al deze elementen te testen en te controleren of ze goed werken.
