Als u in het bedrijfsleven of op school werkt en u met meerdere klanten of projecten moet werken, is een goed archiveringssysteem van cruciaal belang. Er zijn verschillende methoden om documenten in te dienen, maar uiteindelijk moet uw systeem uw behoeften weerspiegelen. De beste manier om je voor te bereiden op een efficiënt systeem is om een paar dagen te reserveren om alleen aan de organisatie te werken.
Stappen
Methode 1 van 3: Voorbereiden op een nieuw archiveringssysteem
Stap 1. Verzamel al je materialen
U moet al uw papierwerk verzamelen voordat u probeert een goed systeem op te zetten. Ga door alle locaties waar je papierwerk hebt en leg ze allemaal op één stapel. Besteed tijd om ervoor te zorgen dat u al het actieve en inactieve werk goed kunt verantwoorden.
- Plan van tevoren door een tafel vrij te maken om aan uw papieren te werken.
- Als u het papierwerk van iemand anders aanpast in een nieuw archiveringssysteem, verwijder dan alle documenten uit het huidige systeem. Het is beter voor u om alle documenten af te handelen en u voor te bereiden op een nieuw systeem.
Stap 2. Doorloop alle documenten
Dit is het moeilijke deel van het proces, maar het is ook een cruciale stap om georganiseerd te worden. Scheid alle bestanden op basis van wat ze zijn, zoals bankafschriften, creditcardrekeningen en hypotheekbetalingen. Het lijkt misschien vervelend, maar ga door elk document in je stapel om te bepalen waar je mee werkt.
- U hoeft niet elke krant te lezen, maar een korte samenvatting zal u helpen.
- Post-it-notities zijn goed voor het markeren van belangrijke papieren waarvan u weet dat u er tijd aan zult besteden.
Stap 3. Stel stapels in
Terwijl u uw papierwerk begint te doorzoeken, zou het handig zijn om gerelateerde papieren bij elkaar te houden. Je zou alle papieren met betrekking tot de "Nickelback"-client op één stapel kunnen leggen. Een ander voorbeeld is om je werk te stapelen op basis van maanden.
- Een gevoel voor chronologische volgorde kan handig zijn voor uw archiveringsbehoeften.
- Stel prioriteiten terwijl u papierwerk doorzoekt. Als je papieren ziet die buitengewoon belangrijk zijn, leg ze dan bovenop hun respectievelijke stapel.
Stap 4. Verminder naar eigen inzicht
Een andere stapel die u kunt maken, is de prullenbak. U bent niet verplicht om een stapel papierwerk weg te gooien, maar u moet de onbelangrijke papieren wel scheiden van de andere stapels. Je zou zelfs een stapel met diversen kunnen leggen waar willekeurige papieren in kunnen.
Als je er 100% zeker van bent dat je geen papierwerk nodig hebt en je geen haalbare link naar een ander document kunt maken, gooi ze dan weg. Vraag bij je meerderen na of je iets mag weggooien voordat je doorgaat met iets
Stap 5. Gebruik manilla-mappen
Houd het jezelf eenvoudig door goedkope manilla-mappen te gebruiken. Dit schaadt uw geld niet en stelt u in staat om elk archiveringssysteem uit te voeren dat u maar wilt. Je kunt een pak manilla-mappen krijgen bij elke kantoorboekhandel.
Stap 6. Breng je stapels over
Gebruik de stapels die u eerder hebt gemaakt als richtlijn voor uw mappen. Zorg ervoor dat de inhoud van elke map ook is georganiseerd. U kunt de inhoud van een bestand ordenen op basis van het belang van elk artikel of op chronologie.
- Vermijd het ordenen van de inhoud van een bestand op basis van het alfabet. Alfabetische organisatie werkt efficiënter voor het organiseren van groepen bestanden.
- Plaats de manilla-mappen in een archiefkast terwijl u de mappen vult.
Methode 2 van 3: Een systeem maken dat bij u past
Stap 1. Gebruik een alfabetisch archiefsysteem
Een alfabetisch archiveringssysteem werkt goed wanneer u namen van mensen, klanten, auteurs, namen van films, boeken, enz. moet ophalen. Op voorwaarde dat u termen gebruikt die gemakkelijk te vinden zijn, is een alfabetisch archiveringssysteem vaak het gemakkelijkst te gebruiken.
- De beste manier om bestanden te archiveren en op te halen, is door elk bestand te labelen. Manilla-mappen hebben een extra tabblad dat is ontworpen om bestanden te labelen die uw ophaalproces gemakkelijker maken.
- Als u met klanten omgaat, is het efficiënter om op achternaam te alfabetiseren.
- Als je veel bestanden hebt, overweeg dan om lettersecties te maken om je te helpen organiseren. Sectieverdelers zijn groot en bevatten slechts één letter. Je kunt de letters ook in paren verdelen, zoals 'A-D' of 'F-K'.
Stap 2. Gebruik een actuele volgorde
Wanneer u in verschillende vakgebieden werkt of studeert, kan een onderwerp of onderwerpvolgorde een zeer handige manier zijn om informatie op te halen. Als u bijvoorbeeld rechten studeert, kunt u vakken hebben van contract, grondwettelijk recht, onrechtmatige daad, bestuursrecht, internationaal recht enz.
- De beste manier om actuele informatie te ordenen is door middel van sectieverdelers. Label uw sectieverdelers op basis van de inhoud, zoals 'Admin Law'.
- Dit systeem werkt het beste als je verschillende onderwerpen hebt. Als dat niet het geval is, blijft er een of twee verdelers over en niet echt een georganiseerd systeem.
Stap 3. Probeer numerieke archivering
Dit type archiveringssysteem is ideaal voor bestanden die datums of nummers bevatten. Als u bijvoorbeeld facturen, ontvangstbewijzen, gedateerde gebeurtenissen enz. heeft, kan het numerieke systeem ervoor zorgen dat het systeem gemakkelijk terug te vinden is. U kunt voor deze optie ook maand- en jaarlabels overwegen. Voor degenen die werken in een omgeving die nummering gebruikt voor papieren zoals medische dossiers, wetgevende documenten, rechtszaken, enz., is nummering een nuttige ophaalmethode.
- Gebruik dit systeem alleen als u het prettig vindt om meerdere nummers te bekijken en informatie uit deze nummers kunt halen.
- Markeer op de archiveringstabs de nummers of datums en organiseer op basis van de genummerde waarde. Begin met "1" en laat de volgende getallen de waarde verhogen.
- Als u met maanden indient, begin dan met januari en ga in volgorde door december. U profiteert van sectieverdelers voor elke maand.
Stap 4. Gebruik kleurcodering
Dit is geweldig voor creatieve archivering en is vooral effectief voor mensen met een goede visuele herinnering. Het kan helpen om naar verschillende onderwerpen te verwijzen op basis van kleurcodering. U kunt een van de bovengenoemde technieken voor archiveren kleuren. U kunt ook een combinatie van organisatiesystemen gebruiken door kleurcodes te koppelen aan een ander systeem.
- Een van de gemakkelijkste manieren om kleur toe te voegen aan uw gevestigde vulmethode, is door markeerstiften te gebruiken. U kunt een verscheidenheid aan markeerstiften kopen bij elke winkel voor kantoorbenodigdheden.
- Een andere manier om kleurcodering te implementeren is door verschillende gekleurde mappen te gebruiken.
Stap 5. Gebruik een frequentiesysteem
Dit werkt goed voor items die u altijd gebruikt, maar mag geen op zichzelf staand systeem zijn. Het moet gevoed worden door een ander systeem, bijvoorbeeld het alfabetische systeem. Voeg de veelgebruikte informatie toe aan een gegroepeerde ruimte in uw archiefruimte, zodat deze snel kan worden teruggevonden, bijvoorbeeld helemaal vooraan in een lade van een archiefkast.
Je moet oppassen dat je niet ongeorganiseerd raakt met dit systeem. Het project waar je nu aan werkt vooraan houden, is niet altijd een garantie voor een efficiënte organisatie
Methode 3 van 3: Een georganiseerd systeem behouden
Stap 1. Dien papierwerk onmiddellijk in
Een manier om ervoor te zorgen dat uw archiveringssysteem efficiënt werkt, is door papier te archiveren terwijl u het verwerkt. Het archiveringssysteem gaat niet werken als u het indienen van papieren uitstelt. Als u er een gewoonte van maakt om papieren in te dienen, zal dit ook uw productiviteit en workflow ten goede komen.
Stap 2. Houd uw ruimte up-to-date
Om de paar maanden moet u uw archiveringssysteem doornemen en een korte controle uitvoeren. U bent niet verplicht om al uw papieren te bekijken zoals u deed voor de oorspronkelijke organisatie. Controleer alle bestanden en zorg ervoor dat alles is georganiseerd en op de juiste plaats staat.
Na de eerste paar maanden kunt u ook nadenken of het systeem dat u kiest voor u werkt
Stap 3. Ruim je ruimte op
Een keer per jaar moet je een grotere schoonmaak van je werkruimte doen. U hebt misschien enkele bestanden die u regelmatig gebruikt, maar u zou nu de andere bestanden die u minder gebruikt, moeten doornemen. Open de bestanden die u minder gebruikt en lees al uw documenten door om te zien of er onnodig papierwerk is.
Haal alle dossiers eruit en veeg de archiefkast af met een vochtig washandje om stofophoping te verwijderen
Tips
- Deze principes kunnen ook van toepassing zijn op computer- of andere elektronische archiveringsgroepen.
- Gebruik een index voor bestanden die niet alfabetisch zijn geplaatst. Dit moet alfabetisch worden gerangschikt, zodat u uw bestanden op beide manieren snel kunt vinden. Zet deze index vooraan in het bestand.
- Begin met het opschonen en sorteren van uw stapels papieren en gebruik post-it-notities om te sorteren in categorieën en vervolgens in subcategorieën.
- Het is handig om een divers bestand te hebben voor items die nergens anders netjes passen.
