Een memo, of memorandum, is een bericht dat is afgestemd op een specifiek publiek om hen ergens over te informeren. Memo's zijn een algemeen kantoordocument, dus ze kunnen een breed scala aan onderwerpen behandelen en worden verspreid in papieren exemplaren, per fax of per e-mail. Over het algemeen hangt de formaliteit van uw memo af van de organisatie waarvoor u werkt en de juridische aard van het onderwerp. Een memo voor de renovatie van een gebouw is over het algemeen bedoeld om huurders, werknemers, eigenaren of arbeiders te informeren over een noodzakelijke renovatie die gevolgen zal hebben voor hun omgeving. Ontdek hoe u een memo schrijft voor renovaties van gebouwen.
Stappen
Stap 1. Vraag kopieën van eerdere nota's aan
U kunt een gevoel krijgen voor de toon en formaliteit van uw organisatie door te kijken naar voorbeelden van eerdere aankondigingen. Vraag uw leidinggevende om alleen die monsters te verstrekken waar ze tevreden over zijn.
Stap 2. Verkrijg kopieën van contactgegevens voor iedereen die door deze memo wordt getroffen
U moet elke partij een kopie sturen en het kan een paar dagen of weken duren om alle benodigde adressen of e-mails te verkrijgen.
Stap 3. Verzamel alle feiten die nodig zijn om de noodzaak van een renovatie van een gebouw te bewijzen
Als een woningbouw- of appartementsbestuur een motie heeft aangenomen die de verbouwing goedkeurt, vraag dan om een kopie van de motie, zodat deze kan worden aangevraagd of verspreid. Hoe groter de renovatie, hoe meer bewijs je nodig hebt.
Stap 4. Stel deadlines vast
Voor grote renovaties kunt u de memo ruim van tevoren opsturen, zodat zij de nodige aanpassingen kunnen doen. Als de renovatie last-minute is, bepaal dan de datum en tijd waarop deze zal plaatsvinden, inclusief tijd voor mensen om hun accommodatie te maken.
Stap 5. Schrijf een schets van je memo
Elk stuk zakelijk schrijven wordt gebruikt om de lezer van iets te overtuigen. Maak onder kopjes een concept met daarin het onderwerp van de memo, de beschrijving, de deadlines en data, het bewijs en de contactgegevens voor een follow-up.
Stap 6. Structureer je memo
Gebruik het logo en de structuur van het bedrijf, als het een memo is die onder de naam van een bedrijf wordt opgesteld. Hieronder volgen richtlijnen voor het opmaken van een memo:
- Plaats de naam van de geadresseerde in de linkerbovenhoek van het tekstverwerkingsdocument. Het kan een algemene of specifieke naam zijn, maar het moet gemakkelijk herkenbaar zijn, zodat de persoon weet dat de memo voor de renovatie van het gebouw op hem of haar betrekking heeft.
- Typ vervolgens de persoon, de personen of het bedrijf die de memo schrijft. Als u de memo voor een afdeling of bedrijf schrijft, moet u mogelijk goedkeuring vragen voordat u de memo onder de naam van iemand anders verstuurt.
- Plaats hieronder de datum. Memo's moeten vrij snel worden geproduceerd, omdat ze meestal iemand vragen om tijdig kennis te nemen van iets.
- Schrijf het onderwerp van de memo voor de renovatie van een gebouw, met de best mogelijke beschrijvende woorden. Schrijf bijvoorbeeld in plaats van 'Onderwerp: Gebouwrenovaties' te schrijven 'Liftreparatie, 30 augustus van 06.00 uur tot 08.00 uur'.
- Schrijf de hoofdtekst van het bericht. Schrijf het doel op, waarom de renovatie nodig is, waarom de renovatie de lezer ten goede komt en het nodige bewijs, zoals de bouwcode of veiligheidskwesties. Wees direct; probeer geen teksten op te nemen die uw bericht niet ondersteunen.
Stap 7. Voeg indien nodig opsommingstekens of lijsten toe
Mensen lezen eerder memo's die geen tekstblokken zijn. Aangezien memo's vrij informeel zijn, kunt u lijsten met opsommingstekens maken of vetgedrukte tekst gebruiken om een bepaald gedeelte van de renovatiedeadline of het doel te markeren.
Stap 8. Bewerk je memo tot 1 pagina
Als u een memo aan veel mensen geeft, kunt u het beste ervoor zorgen dat ze het lezen door het kort te houden. Als het te lang is en het doel niet meteen duidelijk is, kunnen ze het opbergen totdat ze vrije tijd hebben.
Dit geldt niet voor juridische nota's en sommige bedrijfsmemo's die bouwrapporten of bestuursmotieven bevatten. Zorg ervoor dat je weet hoe lang je publiek verwacht
Stap 9. Bewijs uw memo op spel- en grammaticafouten
Als je schrijfvaardigheid niet sterk is, geef het dan aan een leidinggevende of collega die het kan redigeren.
Stap 10. Onderteken de brief
Zodra het is goedgekeurd, wilt u het ondertekenen en dateren om het officieel te maken. Vermeld uw contactgegevens en de contactgegevens van iedereen aan wie ze vragen kunnen stellen onderaan de memo.
Stap 11. Voeg de nodige bijlagen toe
Print kopieën van de memo en bijlagen voor elk van uw contacten. Niet ze aan de memo voordat u ze aflevert.
Stap 12. Lever uw memo op tijd in
Tijdens verbouwingen hebben mensen tijd nodig om plannen te maken, dus probeer de informatie bij de aankondiging naar buiten te brengen.
